Pour ralentir la propagation du COVID-19 et préserver la santé de leurs collaborateurs, la plupart des entreprises ont généralisé le télétravail en 2020 et 2021.

Cette situation a créé de nouveaux défis pour les managers. Ils doivent manager à distance, préserver une culture forte et trouver la stabilité nécessaire à la productivité et au bien-être des employés. Découvrez tous nos conseils pour passer à un environnement de travail à distance et créer les bonnes conditions pour vos équipes.

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Ce qu’attendent les équipes de leur manager : le bon espace et le bon équilibre en télétravail

Si le management implique de gérer son équipe, l’humain a parfois tendance à être mis de côté. C’est pourtant l’essence même d’un bon manager en télétravail.

L’importance de l’environnement de travail à distance

Demandez à vos collaborateurs d’aménager le bon espace de travail. Ils doivent avoir une table ou un bureau, une chaise ergonomique et de bons écouteurs. Souvent l’entreprise peut financer, demandez !

Si votre collaborateur n’a pas accès à un environnement de travail calme, donnez lui l’opportunité de vous en parler afin de trouver des solutions. Pour cela, il faut mettre en place des outils pour communiquer à distance : Slack, Zoom, Google Hangout, Teams, etc.

L’équilibre vie pro / vie perso : un challenge en télétravail

Instaurez également un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle :

  • Commencez par identifier vos collaborateurs qui travaillent trop. Demandez leur de se reposer si besoin.
  • Promouvez de bonnes habitudes de vie. Par exemple, encouragez la méditation, le sport, le yoga, la balade, poussez les à manger sainement etc.
  • Demandez à vos équipes de partager leurs idées sur ce qui les aide en télétravail pour créer une culture commune.
  • Proposez de nouvelles solutions à ceux qui peinent à s’adapter.

Le rôle du manager à distance dans l’organisation des missions

Manager, et d’autant plus à distance, n’est pas une tâche facile. Diriger une équipe afin de produire les rendus attendus dans les bons délais, nécessite un certain aménagement.

Il vous faut organiser l’équipe, le suivi de projets et les tâches à distance.

  • Communiquez plus que d’habitude et de manière très claire. Soyez transparent sur vos attentes, les objectifs, les responsabilités de chacun et les deadlines.
  • Calez des points avec vos collaborateurs plus régulièrement mais plus courts pour s’assurer de leur productivité et de leur bien-être.
  • Instaurez une culture de l’écrit. La documentation est importante. Apprenez à vos équipes à faire de bons supports de présentation, efficaces et rapides. Structurez vos informations et dossiers dans votre organisation en ligne pour que chacun s’y retrouve facilement.
  • Apprenez à vos équipes comment mettre un agenda dans chaque invitation de meeting envoyé avec ce qu’il faut préparer, l’ordre du jour, etc.

💡Collaborez efficacement grâce à des outils comme Notion ou Milanote.

Maintenir contrôle et efficacité pour assurer la continuité du business

Le management des équipes passe également par un contrôle de votre part pour assurer une efficacité de vos collaborateurs.

Allez à leur rencontre pour partager vos attentes sur les objectifs, les projets, les timelines et les livrables. Si certains de ces éléments ne sont pas clairs, créez un temps d’échange avec vos collaborateurs. Identifiez les projets ou processus qui peuvent être impactés par le télétravail et mettez en place des solutions pour pallier ces problèmes.

Assurez-vous d’une bonne communication entre vous et les gens en externe avec qui ça peut être compliqué. Si nécessaire, trouvez des solutions avec eux pour éviter les conflits. Mais par-dessus tout, maintenez le lien avec le client !

Manager à distance : comment motiver son équipe ?

Votre rôle de manager consiste à créer une routine de travail en équipe et un espace de confiance à distance.

  • Assurez-vous chaque jour que tout le monde se salue et communique dans un espace en ligne dédié à votre équipe .
  • Installez un rituel pour démarrer et finir la journée. Par exemple, proposez 15 minutes de café en ligne le matin, une réunion d’équipe hebdomadaire etc.
  • Démarrez vos rendez-vous d’équipe à distance en demandant à tout le monde “Comment ça va ?”
  • N’oubliez pas de donner la “big picture” et repartager des objectifs clairs.
  • Et surtout, célébrez les succès de votre équipe, c’est d’autant plus important quand on ne se voit pas au bureau !
  • Pour casser la distance, utilisez des ice breakers.
    Débutez vos meetings par des ice breakers qui permettront de briser la glace et d’engager vos équipes. Par exemple, posez une question du type : “Si vous deviez prendre une seule chose pour aller sur une île, qu’est ce que ce serait ?”. Vous pouvez aussi faire deviner un film avec une suite d’emojis, demander à vos collaborateurs de parler d’un film/livre/série/podcast qui les a marqué …
  • Proposez cafés et déjeuners à distance, créez des challenges et des jeux d’équipe en ligne (Escape Game, Karaoké, Taboo, etc).
  • Vous voulez aller plus loin pour chouchouter vos collaborateurs ? Faites livrer des fleurs, des pizzas pour un lunch virtuel, organiser des rewards (par exemple : sales de la semaine) ou proposer des team-buildings.

Adapter son management au télétravail : partager et communiquer plus

S’adapter à distance en communiquant : le maître mot d’un bon manager en 2021. Voici quelques conseils pour bien communiquer avec vos équipes :

  • Partagez par écrit à toute votre équipe les informations importantes. Tout le monde doit y avoir accès et savoir les retrouver.
  • Demandez à vos collaborateurs de faire un résumé par écrit de la réunion qui vient de se terminer
  • Faites des feedbacks positifs, écrits et réguliers à vos collaborateurs.
  • Ne laissez pas les problèmes s’installer! Créez aussi un espace pour le feedback négatif et désamorcez.
  • Encouragez également vos équipes à vous donner du feedback sur votre management. Comment pouvez vous les aider ? Comment améliorer leurs conditions de travail ? etc.
  • Créez des moments d’échange avec vos équipes : temps de convivialité, d’aide, de co-construction etc.
  • N’oubliez pas la communication non verbale. En visio : caméra obligatoire ! Demandez de couper le micro quand on ne parle pas.

Conclusion

Depuis le début de la crise sanitaire, les nouveaux managers dits “3.0” sont de plus en plus amenés à encadrer des personnes en télétravail. Le manager a un rôle essentiel dans la cohésion et l’efficacité de ses équipes. La tâche n’est pas aisée à distance !

Voici les points clés à retenir :

Il est important de s’assurer du bon équilibre en télétravail pour vos collaborateurs. Certains travaillent depuis des mois chez eux sans avoir remis un pied dans les locaux de l’entreprise. Il vous faut adapter votre management au distanciel. Pour cela, favorisez la communication et en partagez plus avec vos collaborateurs.

Certains télétravailleurs peuvent être affectés psychologiquement par cette situation. À vous de les motiver tout en gardant un certain contrôle et une efficacité pour assurer la continuité du business. Votre rôle pour manager une équipe repose dans l’organisation des missions à distance.

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